상의, HR면담 가이드 발표…"면담 관련 법적 문제 예방해야"

▲(제공=대한상공회의소)

대한상공회의소는 회원 기업들의 사내 갈등 관리를 돕고 면담 과정에서 발생할 수 있는 법적 문제를 예방할 수 있도록 지원하기 위해 ‘사내 갈등 관리 위한 HR면담 대응 가이드’를 19일 발표했다.

대한상의는 “최근 미투(Me Too) 확산과 직장 내 괴롭힘 금지 법제화, 고충 제기에 적극적인 MZ 세대들의 등장으로 HR면담 수요가 증가하고 있다”며 “부적절한 면담 시 해당 직원이 개인 SNS 등 온라인상에 글을 게시하고 이를 언론매체가 이슈화해 기업이 손해를 입는 사례가 발생하고 있다”고 설명했다.

가이드는 HR 면담 대응 원칙으로 4가지를 제시했다. 가장 먼저 비밀유지를 강조했다. 비밀유지가 되지 않으면 직원(피면담자)의 회사에 대한 신뢰를 깨뜨리고 면담자의 법적 책임을 야기할 가능성이 있다.

이어 면담자의 지위 남용을 경계해야 한다고 지적했다. 면담자가 피면담자에 대한 업무적이나 도덕적으로 우월한 지위를 갖고 있다고 오인하고 면담할 경우 2차 괴롭힘이나 잘못된 결과를 초래할 수 있다.

면담 성격에 맞는 면담자 역할을 수행할 필요도 있다고 조언했다. 징계 조사의 경우 사실관계를 파악하는 역할을, 고충 상담의 경우 피면담자의 감정에 공감하는 상담자 역할에 집중해야 한다는 설명이다.

마지막으로 부적절한 면담이 향후 법적 분쟁으로 이어질 리스크가 있으므로 면담 전 사안과 관련된 회사 내규 및 법적 유의 사항을 충분히 숙지해야 한다고도 강조했다.

가이드는 “최근 스마트폰을 이용해 상대방과의 통화나 대화 내용을 쉽게 녹음하는 일이 이뤄지고 있다”며 “피면담자의 녹음행위에 대해 반대 의사를 표시하고 동의 없는 녹음에 대해 면담자 음성권 침해 가능성, 조사의 기밀 유지 위반 등의 위험성을 고지할 필요가 있다”고 밝혔다.

만일 면담자가 녹음한 경우 피면담자에게 녹음 사실을 사전 공지하고 녹음 반대 시 조사 면담내용을 정리해 피면담자의 서명을 받는 것이 필요하다고 덧붙였다.

▲(제공=대한상공회의소)

가이드는 면담 시 변호사를 대동하는 경우와 관련하여 회사에 내부 규정을 두고 있지 않으면 변호인 참석을 반드시 수용할 의무는 없다고 설명했다. 다만 직원이 강력하게 변호사 참석을 요구하는 경우 거부하기보다는 변호사 참석은 허용하되 징계대상자에 대한 조력만 허용하고 대리인이 직접 발언하는 것은 허용하지 않도록 해서 불필요한 갈등을 줄이는 방안도 있다고 설명했다.

징계 관련 공고 시에는 명예훼손을 조심해야 한다고도 조언했다. 부득이하게 공고해야 한다면 특정 개인이 아닌 비위행위 자체에 초점을 두고 최소한의 범위에서만 하는 것이 바람직하다는 설명이다.

유일호 대한상의 고용노동정책팀장은 “이번 가이드를 통해 기업 인사담당자들이 사전 면담 준비부터 법적 쟁점이 되는 부분을 점검해 부적절한 면담이 조직과 개인의 추가적 법적 분쟁으로 확대되지 않길 바란다”고 말했다.