하이닉스엔 종이가 사라졌다

결재를 위해 발품을 팔며 직급별로 나눠져 있는 여러 칸의 확인란에 사인을 받을 필요가 없게 된 것이다. 이를 통해 하이닉스는 업무 시간 단축은 물론 보관이나 증빙 제출도 온라인을 통해 이뤄져 업무 효율이 높아질 것으로 기대하고 있다.

하이닉스는 14일 지난 5월부터 구축을 시작한 회계전표 전자결재화 프로젝트 2단계를 완료했다고 밝혔다. 하이닉스는 이번 2단계 구축 완료를 통해 모든 회계전표에 대한 전자결재를 전면 시행하게 됐다. 하이닉스는 국내외 대기업들이 부분적으로 전자결재를 도입하고 있으나 전면 시행은 업계 최초라고 설명했다.

이를 통해 월 6만 건에 해당하는 회계전표가 온라인 결재 시스템으로 변환된다. 하이닉스는 비용절감은 물론 업무 효율 증가라는 다양한 파급효과를 기대하고 있다.

전자결재 시스템이 전면 도입되기 전에는 서류를 배달해 주는 셔틀을 이용하거나 종이 서류를 들고 다니며 결재를 받았다.

하지만 이번 프로젝트 완료를 통해 실시간으로 인터넷을 통해 결재를 받을 수 있게 됐다. 종이 서류시 9단계에 걸쳐 이뤄진 결제도 온라인을 통해 일원화 시켰다.

구정현 하이닉스 주임연구원은 “결재 서류를 출력해서 파트장, 팀장 등을 찾아 다니며 보고 드리고 결재를 받는데 시간이 많이 걸렸다”며 “전산으로 처리돼 편리해졌다”고 말했다.

최은경 하이닉스 인사팀 사원은 “결재를 받으러 가다가 책임자가 자리를 비우거나 회의에 들어가면 한참을 기다려야 했다”며 “자리를 오래 비움으로써 다른 고객이 기다리는 불편을 드린 경우도 있었지만 지금은 해소됐다”고 말했다.

전자결재를 통해 시간만 잡아 먹는 단순 업무를 줄이고 업무의 창의성을 이끌어 내는 워크스마트(WorkSmart)를 실천하게 된 것이다.

서류의 보관과 검색도 편해졌다. 양이 쌓여만 가는 종이 서류는 분실 가능성은 물론 보관이나 찾는 것도 만만치 않은 업무였다. 하지만 전자보관을 통해 전표 검색이 빠르게 이뤄진다. 분실 우려도 적어질 뿐 아니라 창고 비용도 절감된다.

현재 서류를 파악하고 있는 실무자를 전산으로 바로 파악할 수 있어 허둥대지 않고 빠르게 일을 진척 시킬 수 있는 장점도 있다.

단 소송관련 서류 등 법률상 원본에 대한 유지가 필요한 경우에는 원본 보관을 지속하기로 했다.

하이닉스 관계자는 “전자결재 시스템을 통해 단순 업무에서 벗어나 회사의 3대 핵심가치인 도전, 창조, 협력에 해당하는 좀 더 도전적이고 창조적인 업무로의 변환을 모색 중이다”고 말했다.

한편 하이닉스는 2011년에는 전자세금계산서 도입을 통해 전자결제 시스템 구축 3단계를 완료할 예정이다. 지난 2007년부터 시작한 전자결재화 프로젝트는 3단계로 나눠 진행하고 있으며 현재까지 2단계가 완료됐다. 모든 프로젝트가 완성되면 업무 효율은 더욱 배가될 것을 기대하고 있다.