[유통가팀파워]국제행사부터 돌잔치까지… “40년 닦은 경험, 고품질 연회 비결”

▲그랜드 하얏트 서울의 플래닝, 이벤트 세일즈, 웨딩팀으로 구성된 연회 판촉 부서원들은 유관 부서와 협력?신속한 고객 대응 등을 연회 판촉의 중요한 요소로 꼽았다. 고이란 기자 photoeran@

1978년 남산 중턱에 문을 연 그랜드 하얏트 서울에서 40년 가까운 호텔 역사와 함께 국내외 대표 연회 행사를 치르며 노하우를 쌓아온 연회ㆍ판촉 부서를 만났다.

그랜드 하얏트 서울 호텔의 연회·판촉부서는 크게 플래닝, 이벤트 세일즈, 웨딩팀 등 3개 분야로 나눠지며 총 22명의 직원으로 구성돼 있다.

‘플래닝’부서는 MICE(기업회의·포상관광·컨벤션·전시)와 같이 국제적 규모의 대형 행사를 다룬다. 객실과 연회장 및 호텔 모든 시설을 두루 이용하기 때문에 호텔 내 여러 부서와 클라이언트 사이에서 긴밀한 다리 역할을 하면서 행사를 성공적으로 진행할 수 있도록 돕는다. ‘이벤트 세일즈’ 부서는 기업, 정부가 의뢰하는 다양한 행사를 기획, 진행한다. ‘웨딩팀’은 웨딩, 돌잔치 등 가족 연회와 관련된 모든 행사를 책임진다.

부서 간 원활한 협력이야말로 성공적인 연회를 치러 내기 위해 가장 중요한 요소다.

“책임지는 한 행사가 모든 팀원의 노련함과 헌신을 통해 잘 마무리되면 안도감과 함께 감사한 마음이 든다. 행사가 만족스러울 경우 클라이언트 측으로부터 감사 인사와 편지를 받는다. 연회 판촉 부서의 일원으로서 큰 자부심을 느낀다.”(플래닝 문강태 지배인)

식공간 연출, 푸드 스타일링, 테이블 데코레이션 등 평소 갈고 닦아온 부서 간 협력이 빛을 발한 사례도 있었다.

이벤트 세일즈 김윤아 팀장은 “최근에는 한 행사가 종료되고 다음 행사를 준비하기까지 불과 두 시간만 주어진 적이 있다. 900명 규모의 행사를 준비했어야 했는데 모든 직원들이 합심해 2시간 내에 다음 행사 준비를 완벽하게 마칠 수 있었다”고 에피소드를 말했다. 김 팀장은 “그때 그랜드 하얏트 서울에서는 불가능이란 없다는 것을 몸소 경험했다”고 자랑했다.

특급호텔 위상에 걸맞게 최대 1500명(칵테일 리셉션 기준) 수용이 가능한 그랜드볼룸, 300명 리젠시룸, 중형 크기 6개 등 다양한 규모의 연회시설을 갖춘 그랜드 하얏트 서울은 행사를 치르는 과정에서 고객 요구에 발빠르게 대처하고 세부적으로 맞춤 구현해내는 역량이 필요하다.

문 지배인은 “대규모 행사에는 고도의 디테일이 요구된다. 클라이언트와 같은 목표를 갖고 모든 사항에 민감하고 신속하게 대처해야 한다”면서 “일련의 과정을 겪다 보면 밤을 새우는 일도 부지기수다. 요구 사항도 까다롭고 때로는 어려워서 많은 시간과 에너지가 필요하다”도 고충을 털어놨다.

호텔 연회 판촉부서의 일련의 진행 과정은 다이내믹하게 펼쳐진다. 이 과정에서 예상치 못한 돌발 상황들도 기민하고 순발력 있게 소화해내야 한다.

이벤트 세일즈 최우성 지배인은 “장소는 한정적인데 많은 행사가 집중되는 시기가 있다. 동일한 장소에서 하루에 몇 개의 행사가 열릴 정도로 빠듯하게 진행될 때 시간이 부족하다. 행사 책임 지배인으로서 물리적인 시간이 부족할 때 어려움이 있다”고 말했다.

또 아무리 행사를 준비해도 예상치 못한 사건들이 발생하기도 한다. “연회장에서 행사를 진행하던 중 참석한 손님 한 분이 갑자기 쓰러지는 상황이 발생했다. 마침 그 자리에 의사 선생님이 계셔서 다행히 잘 수습됐다. 응급처치를 돕고 객실을 마련해 진정할 수 있도록 도왔다. 호텔 측의 빠른 대처 덕에 안전하게 행사를 마무리할 수 있게 돼 주최측에서 만족해했고 저 역시 이 경험을 바탕으로 침착하게 대처할 수 있는 경험을 쌓았다.”(웨딩팀 조은정 지배인)

이처럼 역량을 축적해온 그랜드 하얏트 서울은 노하우를 공유하면서 고품질의 연회 서비스를 꾀하고 있다. 문강태 지배인은 “팀별로 함께 캐주얼한 자리를 자주 갖고 행사를 자체 평가하는 점이 팀워크의 비결”이라고 강조했다.

특히 그랜드 하얏트 서울은 ‘원-컨택포인트’ 시스템을 통해 고객이 원하거나 궁금한 사항이 있을 때 전화를 이리저리 돌리며 여러 부서에 걸 필요 없이 ‘단 한 사람’에게 연락해 일을 해결할 수 있도록 구축했다는 게 특장점이다.

그랜드 하얏트 서울은 대사관이 밀집한 한남동에 위치한 장점을 바탕으로 국가 행사, 큰 규모의 연회 행사를 많이 진행한다. 김윤아 팀장은 “국가 간의 교류와 밀접한 행사들도 많기 때문에 행사를 책임지는 각각의 지배인들도 호텔뿐만 아니라 국가를 대표한다는 생각으로 신중을 기해 행사를 다루게 된다”고 전했다.

대규모 행사뿐 아니라 최근 결혼식, 돌잔치, 생일 모임 등 소규모화하는 연회 트렌드에 맞게 맞춤형 응대에도 신경 쓰고 있다.

“고객마다 각자의 개성을 살려 작지만 보다 특별한 순간으로 꾸미고자 하는 욕구도 다양해지고 있다. 이에 호텔은 정형화된 스타일의 행사가 아닌 개개인의 니즈를 반영하기 위해 시각을 다각화해 준비하고자 노력한다.”(조은정 지배인)

연회·판촉 부서 총괄인 김윤아 팀장은 “호텔은 공간일 뿐이지만 그 공간을 고객에게 좋은 기억으로 만들어주는 역할은 지배인에게 달려 있다. 브랜드를 대표하는 ‘얼굴’이자 ‘전문가’로서 책임감을 갖고 일하고 있으며 이런 노력으로 호텔 시장에서 우위를 점할 때 자부심을 느낀다”고 했다.