DK유엔씨 변명섭 대표 “관리직, 문서 과잉재고 심해”

▲동국제강그룹의 DK유엔씨 변명섭 대표이사

동국제강그룹 DK유엔씨 변명섭 대표<사진>가 23일 삼성동 아셈타워에서 열린 기자간담회에서 문서혁신이 필요함을 역설하며 이같이 밝혔다.

동국제강은 최근 오라클 유니버셜 컨텐트 매니지먼트 11g(Oracle Universal Content Management 11g)를 기반으로 문서 중앙화 시스템을 구축했다.

오라클 유니버셜 컨텐트 매니지먼트 11g(Oracle Universal Content Management 11g)는 업계에서 가장 완벽하게 통합된 엔터프라이즈 컨텐트 관리 플랫폼으로 문서 관리, 웹 컨텐트 관리, 디지털 자산 관리 및 레코드 유지 성능을 제공해 비즈니스 애플리케이션을 효율적으로 운영하게 도와준다.

변 대표는 “기관 업무 시스템이 잘 돼 있지만 관리직 직원은 업무에 써야할 시간의 80%를 문서 공유하는데 쓴다”며 “한 개만 가지고 있어도 되는 것을 여러 버전 가지고 있는 등 문서 중복으로 인한 과잉재고가 심각하며 이것은 회사에 죄악”이라고 강조했다.

동국제강은 이번 프로젝트를 통해 모든 문서를 중앙 서버에서 하나로 통합, 관리해 문서의 중복과 손실을 막고 체계적으로 문서를 관리할 수 있도록 했다.

이에 따라 우선 개개인이 보관하고 있는 전자문서를 자체 개발한 프로그램을 통해 수차례에 걸쳐 제거 및 정리 작업을 진행했다.

모든 문서는 단일 문서만을 등록 및 관리하도록 했으며 문서 위치의 참조(링크)형식의 접근을 제공함으로써 문서 유통 및 배포에 동일 문서 발생을 근원적으로 차단한 것.

특히 모든 문서의 등록 생성, 승인, 검색 활용, 유통, 폐기의 전 과정을 제어하고 모니터링 할 수 있게 되고 문서 단위의 접근권한 제어가 가능해짐에 따라 기업 정보를 체계적으로 보호할 수 있게 됐다.

변 대표는 “기존의 룰에 갇혀 편안함을 추구하는 사람에겐 대단히 불편하겠지만 누군가가 만들어놓은 문서를 검색해 참조하면 편하고 업무 효율성이 올라가므로 대단히 의미가 있는 것”이라고 말했다.

이어 그는 “과거에는 일주일이라는 시간을 줬을 때 업무가 어떻게 진행되고 있는지 전혀 알 수 없었지만 문서 중앙화 시스템은 일주일 이라는 시간동안 일의 진행과정이 눈에 보이므로 상호 의사소통이 가능해진다”고 덧붙였다.

한국오라클 퓨젼미들웨어사업부 김형래 부사장은 “지식 정보화가 가속화 될수록 정보 자산인 콘텐트 관리의 중요성은 더욱 확대되고 있다”며 “이번 동국제강 ECM 구축을 성공적으로 완료함으로써 오라클 유니버셜 컨텐트 매니지먼트가 기업의 지식경영에 대한 다양한 요구에 대응할 수 있는 검증된 솔루션임을 입증했다”고 말했다.